Bezpieczeństwo i konto

Bezpieczeństwo i konto NEXUS OfficeLab

Bezpieczeństwo konta użytkownika ma bezpośredni wpływ na ochronę danych przechowywanych w produktach NEXUS OfficeLab.

Na tej stronie znajdziesz podstawowe zasady bezpiecznego korzystania z konta, informacje dotyczące logowania, odzyskiwania dostępu, eksportu danych oraz zamknięcia konta.

1. Konto NEXUS OfficeLab

Konto użytkownika służy do identyfikacji użytkownika oraz udostępniania zakupionych lub przyznanych produktów.

Do konta mogą być przypisane między innymi:

• aktywne produkty,
• zamówienia,
• informacje o dostępie,
• dane zapisane w poszczególnych systemach,
• wiadomości i zgłoszenia,
• ustawienia użytkownika.

Dostęp do konta powinien posiadać wyłącznie jego właściciel albo osoba, której dostęp został prawidłowo przyznany w ramach funkcji danego systemu.

2. Hasło

Hasło jest podstawowym elementem zabezpieczającym konto.

Zalecamy używanie hasła:

• unikalnego dla NEXUS OfficeLab,
• odpowiednio długiego,
• trudnego do odgadnięcia,
• nieużywanego w innych serwisach.

Nie należy stosować jako hasła między innymi:

• imienia i nazwiska,
• daty urodzenia,
• numeru telefonu,
• nazwy firmy,
• prostych ciągów znaków,
• tego samego hasła używanego w wielu innych usługach.

3. Nie udostępniaj hasła

NEXUS OfficeLab nie powinien prosić Cię o przesłanie hasła do konta w wiadomości e-mail, formularzu kontaktowym ani zgłoszeniu serwisowym.

Nie przesyłaj nam:

• hasła do konta,
• kodów logowania,
• kodów SMS,
• hasła do bankowości elektronicznej,
• kodów autoryzacyjnych płatności,
• pełnych danych karty płatniczej.

Jeżeli otrzymasz wiadomość, która prosi o takie dane i budzi Twoje wątpliwości, nie wykonuj zawartych w niej instrukcji i skontaktuj się z NEXUS OfficeLab przez dane dostępne bezpośrednio w naszym Serwisie.

4. Bezpieczne logowanie

Podczas logowania sprawdź, czy korzystasz z właściwego adresu NEXUS OfficeLab lub właściwego adresu produktu.

Unikaj logowania:

• z przypadkowych linków przesłanych przez nieznane osoby,
• na urządzeniach, którym nie ufasz,
• przez podejrzane strony imitujące NEXUS OfficeLab.

Po korzystaniu z konta na urządzeniu współdzielonym wyloguj się z systemu.

5. Zapomniane hasło

Jeżeli nie pamiętasz hasła, skorzystaj z funkcji odzyskiwania lub resetowania hasła dostępnej na stronie logowania.

Do odzyskania dostępu może być wymagany dostęp do adresu e-mail powiązanego z kontem.

Jeżeli nie masz już dostępu do tego adresu albo standardowa procedura nie działa, skontaktuj się z nami.

Kontakt:

kontakt@nexusofficelab.pl

Ze względów bezpieczeństwa możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że zgłoszenie pochodzi od osoby uprawnionej.

6. Podejrzana aktywność na koncie

Jeżeli podejrzewasz, że ktoś uzyskał dostęp do Twojego konta bez zgody:

1. zmień hasło tak szybko, jak to możliwe,
2. nie używaj ponownie starego hasła,
3. sprawdź podstawowe dane i ustawienia konta,
4. sprawdź, czy nie wystąpiły nieznane Ci działania,
5. skontaktuj się z NEXUS OfficeLab.

W zgłoszeniu opisz:

• co wzbudziło Twoje podejrzenia,
• kiedy problem został zauważony,
• z którego produktu korzystasz,
• czy nadal masz dostęp do konta.

Nie przesyłaj aktualnego ani poprzedniego hasła.

7. Podejrzane wiadomości e-mail

Wiadomości związane z NEXUS OfficeLab mogą dotyczyć między innymi:

• rejestracji,
• weryfikacji adresu e-mail,
• resetowania hasła,
• zamówienia,
• płatności,
• aktywacji produktu,
• wiadomości systemowych,
• obsługi zgłoszenia.

Zachowaj ostrożność, jeżeli wiadomość:

• wywiera nietypową presję na natychmiastowe działanie,
• żąda podania hasła,
• prosi o przesłanie kodu autoryzacyjnego,
• prowadzi do podejrzanej domeny,
• zawiera niespodziewany załącznik,
• prosi o wykonanie płatności na podstawie danych różniących się od informacji dostępnych w Serwisie.

W razie wątpliwości skontaktuj się z nami niezależnym kanałem.

8. Bezpieczeństwo płatności

NEXUS OfficeLab może umożliwiać płatności tradycyjnym przelewem lub za pośrednictwem zewnętrznych operatorów płatności.

Nie przekazuj NEXUS OfficeLab:

• hasła do banku,
• kodów SMS banku,
• kodów BLIK przeznaczonych do autoryzacji konkretnej operacji,
• pełnych danych karty płatniczej.

Szczegółowe informacje znajdują się na stronie:

Płatności i realizacja zamówień.

9. Dane zapisane w produktach

W zależności od używanego produktu konto może zawierać dane dotyczące między innymi:

• finansów,
• transakcji,
• kont i sald,
• budżetów,
• oszczędności,
• zobowiązań,
• majątku,
• planowanych zakupów,
• danych firmowych,
• kontrahentów,
• projektów,
• wiadomości i zgłoszeń.

Dane te mogą mieć dla użytkownika istotne znaczenie, dlatego dostęp do konta powinien być odpowiednio chroniony.

10. NEXUS OfficeLab nie pobiera danych bankowych automatycznie

System Finansów i pozostałe produkty nie pobierają obecnie automatycznie historii rachunków z banków za pomocą usług open banking.

Informacje finansowe znajdujące się w systemie są wprowadzane przez użytkownika albo powstają w wyniku działania funkcji dostępnych w produkcie.

Dzięki temu użytkownik zachowuje kontrolę nad zakresem informacji wprowadzanych do systemu.

11. Dostęp administratora

Dostęp administracyjny do danych użytkowników powinien być wykorzystywany wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do:

• świadczenia usługi,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• rozwiązania zgłoszenia technicznego,
• wykonania uzasadnionej czynności serwisowej,
• realizacji obowiązku prawnego.

W przypadkach, w których system przewiduje dodatkowy mechanizm zgody na dostęp serwisowy, administrator powinien korzystać z niego zgodnie z przeznaczeniem.

12. Eksport własnych danych

Wybrane produkty NEXUS OfficeLab umożliwiają pobranie danych użytkownika.

Eksport może obejmować między innymi archiwum ZIP oraz pliki CSV.

W zależności od produktu mogą znaleźć się w nim dane związane z:

• kontem,
• finansami,
• budżetem,
• zobowiązaniami,
• oszczędnościami,
• majątkiem,
• zakupami,
• komunikacją,
• innymi modułami obsługiwanymi przez system.

Eksport nie zawiera jawnego hasła ani jego skrótu kryptograficznego.

13. Kiedy warto wykonać eksport

Zalecamy pobranie własnych danych w szczególności:

• przed zamknięciem konta,
• przed zakończeniem korzystania z produktu,
• przed większą zmianą sposobu korzystania z systemu,
• wtedy, gdy chcesz posiadać własną lokalną kopię informacji.

Eksport użytkownika nie zastępuje technicznych kopii zapasowych wykonywanych przez NEXUS OfficeLab.

14. Prośba o zamknięcie konta

Konto nie jest obecnie usuwane automatycznie natychmiast po kliknięciu jednego przycisku.

Użytkownik może wysłać prośbę o zamknięcie konta.

Wniosek jest następnie weryfikowany przez administratora.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko przypadkowego lub nieuprawnionego usunięcia konta.

15. Co zrobić przed zamknięciem konta

Przed wysłaniem prośby o zamknięcie konta:

1. pobierz dane, które chcesz zachować,
2. sprawdź aktywne produkty,
3. sprawdź swoje zamówienia,
4. upewnij się, że nie potrzebujesz danych znajdujących się wyłącznie w systemie.

Po usunięciu danych ich odzyskanie może nie być możliwe.

16. Co dzieje się po zamknięciu konta

Po zaakceptowaniu i wykonaniu wniosku dostęp do konta zostaje zakończony.

Dane przechowywane wyłącznie w celu świadczenia usługi mogą zostać usunięte lub zanonimizowane.

Niektóre informacje mogą pozostać przechowywane przez okres wymagany prawem lub uzasadniony potrzebą:

• dokumentowania sprzedaży,
• rozliczeń,
• obsługi reklamacji,
• ochrony przed roszczeniami,
• dochodzenia roszczeń,
• spełnienia obowiązków prawnych.

Szczegółowe zasady opisuje Polityka prywatności.

17. Kopie zapasowe

NEXUS OfficeLab wykorzystuje zabezpieczone kopie zapasowe w celu ochrony systemów i danych przed awarią.

Po usunięciu danych mogą one przez ograniczony czas pozostawać w kopiach zapasowych do momentu ich normalnej rotacji.

Dane znajdujące się wyłącznie w kopii zapasowej nie są wykorzystywane do nowych celów.

18. Urządzenie użytkownika

Bezpieczeństwo konta zależy również od bezpieczeństwa urządzenia używanego do logowania.

Zalecamy:

• aktualizowanie systemu operacyjnego,
• aktualizowanie przeglądarki,
• stosowanie blokady urządzenia,
• nieinstalowanie oprogramowania z nieznanych źródeł,
• ostrożność podczas korzystania z publicznych komputerów,
• kontrolowanie rozszerzeń przeglądarki.

19. Publiczne sieci Wi-Fi

Podczas korzystania z publicznych sieci Wi-Fi zachowaj szczególną ostrożność.

NEXUS OfficeLab korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS, jednak bezpieczeństwo samego urządzenia oraz sieci pozostaje również po stronie użytkownika.

Nie ignoruj ostrzeżeń przeglądarki dotyczących certyfikatu lub bezpieczeństwa połączenia.

20. Aktualizacje systemu

NEXUS OfficeLab może wprowadzać aktualizacje związane z:

• bezpieczeństwem,
• poprawą błędów,
• stabilnością,
• zgodnością z przepisami,
• rozwojem funkcjonalności.

W przypadku aplikacji PWA część aktualizacji może zostać zastosowana automatycznie przy kolejnym uruchomieniu lub odświeżeniu aplikacji.

21. Zgłaszanie problemów technicznych

Jeżeli zauważysz błąd, nie musisz samodzielnie ustalać jego technicznej przyczyny.

W zgłoszeniu podaj:

• nazwę produktu,
• opis problemu,
• czynność wykonywaną przed wystąpieniem błędu,
• treść komunikatu,
• przybliżony czas wystąpienia problemu.

Możesz dołączyć zrzut ekranu, jeżeli nie zawiera informacji, których nie chcesz przekazywać.

22. Zgłaszanie problemów bezpieczeństwa

Jeżeli zauważysz:

• możliwość nieuprawnionego dostępu,
• ujawnienie danych innego użytkownika,
• podejrzane zachowanie logowania,
• lukę bezpieczeństwa,
• inną sytuację mogącą mieć wpływ na ochronę danych lub systemu,

nie publikuj szczegółów publicznie przed umożliwieniem NEXUS OfficeLab sprawdzenia problemu.

Prześlij możliwie dokładny opis na adres kontaktowy wskazany poniżej.

23. Prywatność i dane osobowe

Szczegółowe informacje dotyczące:

• zakresu przetwarzanych danych,
• podstaw prawnych,
• okresów przechowywania,
• praw użytkownika,
• odbiorców danych,

znajdują się w Polityce prywatności.

24. Cookies i ustawienia prywatności

Informacje dotyczące:

• cookies niezbędnych,
• preferencji,
• analityki,
• marketingu,
• zewnętrznych multimediów,
• zarządzania zgodą,

znajdują się w Polityce cookies.

Jeżeli system udostępnia Centrum zgód, możesz za jego pomocą zmienić swoje ustawienia dotyczące technologii opcjonalnych.

25. Bezpieczeństwo nie oznacza braku ryzyka

NEXUS OfficeLab stosuje środki mające ograniczać ryzyko związane z korzystaniem z systemów internetowych.

Nie istnieje jednak system informatyczny gwarantujący całkowite wyeliminowanie każdego możliwego zagrożenia.

Dlatego bezpieczeństwo opiera się zarówno na zabezpieczeniach NEXUS OfficeLab, jak i odpowiedzialnym korzystaniu z Konta przez użytkownika.

26. Pomoc

Jeżeli masz problem z Kontem lub nie wiesz, co zrobić:

Pomoc

Możesz również skorzystać z:

Kontakt

27. Kontakt

Sprawy związane z kontem:

kontakt@nexusofficelab.pl

Sprawy związane z prywatnością i danymi osobowymi:

rodo@nexusofficelab.pl

Telefon:

(+48) 576-722-300

Adres:

NEXUS OfficeLab — Rafał Raśkiewicz
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
Polska