Reklamacje

Reklamacje i zgodność usług cyfrowych

Wersja obowiązująca od: 12 września 2026 r.

Niniejsza strona określa zasady składania i rozpatrywania reklamacji dotyczących produktów i usług NEXUS OfficeLab.

Szczegółowe zasady korzystania z usług znajdują się również w Regulaminie NEXUS OfficeLab.

1. Dane Usługodawcy

Usługodawcą jest:

Rafał Raśkiewicz, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką NEXUS OfficeLab

Adres:

ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
kujawsko-pomorskie
Polska

NIP: 888-316-98-87

Telefon: (+48) 576-722-300

Kontakt ogólny:

kontakt@nexusofficelab.pl

Kontakt w sprawach reklamacyjnych:

reklamacje@nexusofficelab.pl

2. Czego może dotyczyć reklamacja

Reklamacja może dotyczyć w szczególności:

• braku dostępu do zakupionego Produktu,
• nieprawidłowej aktywacji dostępu,
• problemu z Kontem użytkownika,
• błędnego działania funkcji Produktu,
• niedostępności funkcji opisanej jako część Produktu,
• problemu z zapisem, odczytem lub przetwarzaniem danych,
• nieprawidłowego działania usługi cyfrowej,
• błędnego rozliczenia Zamówienia,
• nieprawidłowo przypisanej płatności,
• problemu z abonamentem, jeżeli taki model zostanie uruchomiony,
• innego przypadku, w którym Klient uważa, że umowa została wykonana nieprawidłowo.

3. Jak złożyć reklamację

Reklamację można przesłać przede wszystkim na adres:

reklamacje@nexusofficelab.pl

Można ją również przesłać na adres korespondencyjny:

NEXUS OfficeLab — Rafał Raśkiewicz
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
Polska

Jeżeli Serwis udostępnia formularz kontaktowy lub system zgłoszeń, reklamacja może zostać przesłana również za jego pośrednictwem, o ile sposób zgłoszenia pozwala jednoznacznie ustalić, że dotyczy reklamacji.

4. Co warto podać w reklamacji

Aby przyspieszyć rozpatrzenie sprawy, warto podać:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail przypisany do Konta,
• numer Zamówienia, jeżeli dotyczy,
• nazwę Produktu,
• opis problemu,
• datę lub przybliżony czas wystąpienia problemu,
• informację, czy problem występuje nadal,
• oczekiwany sposób rozwiązania sprawy, jeżeli Klient chce go wskazać.

W przypadku problemu technicznego pomocne mogą być również:

• zrzut ekranu,
• treść komunikatu błędu,
• nazwa przeglądarki,
• rodzaj urządzenia,
• opis czynności wykonanych przed wystąpieniem problemu.

Nie przesyłaj:

• hasła do Konta,
• kodów uwierzytelniających,
• kodów SMS,
• danych logowania do banku,
• pełnych danych karty płatniczej.

5. Reklamacja nie wymaga specjalnego formularza

Do skutecznego złożenia reklamacji nie jest wymagane użycie określonego wzoru.

Wystarczy wiadomość, która pozwala ustalić:

• kto składa reklamację,
• czego dotyczy problem,
• z jakim Produktem lub Zamówieniem jest związany.

Brak części informacji może spowodować konieczność poproszenia Klienta o ich uzupełnienie, jeżeli są niezbędne do rozpoznania sprawy.

6. Termin odpowiedzi

NEXUS OfficeLab udziela odpowiedzi na reklamację w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów.

W przypadkach, w których ustawa przewiduje 14-dniowy termin odpowiedzi, odpowiedź zostanie udzielona w tym terminie.

Jeżeli charakter sprawy pozwala na jej rozwiązanie wcześniej, NEXUS OfficeLab będzie dążyć do udzielenia odpowiedzi bez zbędnej zwłoki.

7. Sposób udzielenia odpowiedzi

Odpowiedź na reklamację może zostać przesłana:

• na adres e-mail powiązany z reklamacją,
• poprzez system wiadomości dostępny w Koncie,
• innym trwałym kanałem komunikacji uzgodnionym z Klientem.

W przypadku reklamacji złożonej elektronicznie odpowiedź będzie co do zasady udzielana również w formie elektronicznej.

8. Usługi cyfrowe

Produkty NEXUS OfficeLab mogą stanowić usługi cyfrowe w rozumieniu przepisów o prawach konsumenta.

Dotyczy to w szczególności systemów umożliwiających:

• tworzenie danych,
• wprowadzanie danych,
• przechowywanie danych,
• analizowanie danych,
• przetwarzanie danych,
• uzyskiwanie dostępu do danych w postaci cyfrowej.

Do takich Produktów należą między innymi:

• System Finansów,
• Budżet Zakupowy,
• System Finansów Firmowych,
• pakiety i przyszłe systemy działające w podobnym modelu.

9. Zgodność usługi cyfrowej z umową

Usługa cyfrowa powinna być zgodna z warunkami umowy i informacjami przekazanymi Klientowi przed jej zawarciem.

Przy ocenie zgodności mogą mieć znaczenie między innymi:

• opis Produktu,
• zakres funkcji,
• funkcjonalność,
• jakość działania,
• dostępność,
• kompatybilność,
• interoperacyjność,
• aktualizacje,
• instrukcje,
• bezpieczeństwo,
• cechy, których Konsument może rozsądnie oczekiwać od usługi danego rodzaju.

Zakres konkretnego Produktu określają jego strona ofertowa, Regulamin oraz informacje przekazane podczas zawierania umowy.

10. Brak zgodności z umową

Brak zgodności może wystąpić między innymi wtedy, gdy usługa:

• nie posiada funkcji wynikającej z zawartej umowy,
• nie działa w sposób odpowiadający opisowi,
• nie pozwala na korzystanie z danych w zakresie, który powinien być dostępny,
• posiada istotny błąd uniemożliwiający normalne korzystanie,
• nie została dostarczona w sposób uzgodniony z Klientem,
• nie spełnia innych wymagań wynikających z przepisów dotyczących usług cyfrowych.

Nie każdy chwilowy problem techniczny oznacza automatycznie brak zgodności z umową.

Przy ocenie uwzględnia się charakter usługi, czas trwania problemu, jego znaczenie oraz uzgodnione warunki korzystania.

11. Żądanie doprowadzenia usługi do zgodności

Jeżeli usługa cyfrowa jest niezgodna z umową, Konsument może żądać doprowadzenia jej do zgodności z umową.

NEXUS OfficeLab podejmie odpowiednie działania w rozsądnym czasie od otrzymania informacji o problemie i bez nadmiernych niedogodności dla Konsumenta.

Koszty doprowadzenia usługi do zgodności z umową ponosi NEXUS OfficeLab.

12. Niemożliwość doprowadzenia do zgodności

NEXUS OfficeLab może odmówić doprowadzenia usługi do zgodności z umową, jeżeli:

• jest to niemożliwe,
• wymagałoby nadmiernych kosztów w rozumieniu obowiązujących przepisów.

Przy ocenie uwzględnia się między innymi:

• znaczenie braku zgodności,
• wartość usługi zgodnej z umową,
• charakter problemu.

Odmowa nie pozbawia Konsumenta innych uprawnień wynikających z prawa.

13. Obniżenie ceny

W przypadkach przewidzianych przez prawo Konsument może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny.

Może to nastąpić w szczególności, gdy:

• doprowadzenie usługi do zgodności jest niemożliwe,
• doprowadzenie jej do zgodności wymagałoby nadmiernych kosztów,
• NEXUS OfficeLab nie doprowadził usługi do zgodności w rozsądnym czasie,
• brak zgodności występuje nadal mimo podjętej próby naprawy,
• niezgodność jest na tyle istotna, że uzasadnia bezpośrednie obniżenie ceny,
• z okoliczności wynika, że usługa nie zostanie doprowadzona do zgodności w odpowiednim czasie.

14. Wysokość obniżenia ceny

Obniżona cena powinna pozostawać w odpowiedniej proporcji do wartości usługi niezgodnej z umową w stosunku do wartości usługi zgodnej z umową.

Jeżeli usługa jest świadczona w sposób ciągły, przy obniżeniu ceny uwzględnia się również okres, w którym usługa pozostawała niezgodna z umową.

15. Odstąpienie od umowy z powodu niezgodności

W przypadkach przewidzianych przez prawo Konsument może odstąpić od umowy z powodu niezgodności usługi cyfrowej z umową.

Może to nastąpić w szczególności, gdy:

• doprowadzenie usługi do zgodności jest niemożliwe,
• NEXUS OfficeLab nie doprowadził jej do zgodności,
• brak zgodności występuje nadal,
• brak zgodności jest istotny,
• z okoliczności wynika, że brak zgodności nie zostanie usunięty w rozsądnym czasie.

Jeżeli usługa jest odpłatna, Konsument co do zasady nie może odstąpić od umowy z powodu braku zgodności, który jest nieistotny.

Przepisy przewidują domniemanie, że brak zgodności jest istotny, chyba że zostanie wykazane inaczej.

16. Zwrot ceny po obniżeniu ceny lub odstąpieniu

Jeżeli Konsumentowi przysługuje zwrot ceny w związku z obniżeniem ceny albo odstąpieniem od umowy z powodu niezgodności usługi cyfrowej, NEXUS OfficeLab dokonuje należnego zwrotu niezwłocznie, nie później niż w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów.

Zwrot następuje przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Konsument, chyba że wyraźnie zgodzi się on na inny sposób niepowodujący dodatkowych kosztów.

17. Brak opłat za okres niezgodności

NEXUS OfficeLab nie jest uprawniony do żądania zapłaty za okres, w którym odpłatna usługa cyfrowa pozostawała niezgodna z umową, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

Dotyczy to również sytuacji, gdy Konsument faktycznie korzystał z usługi w okresie objętym niezgodnością.

18. Dane po odstąpieniu z powodu niezgodności

Po odstąpieniu od umowy NEXUS OfficeLab postępuje z danymi zgodnie z przepisami dotyczącymi usług cyfrowych oraz ochrony danych osobowych.

Na żądanie Konsumenta NEXUS OfficeLab umożliwi odzyskanie treści innych niż dane osobowe, które zostały przez niego dostarczone lub wytworzone podczas korzystania z usługi, w przypadkach i zakresie wymaganych przez prawo.

Udostępnienie takich danych następuje bezpłatnie, w rozsądnym czasie oraz w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przepisy tego wymagają.

19. Funkcja eksportu danych

Wybrane Produkty umożliwiają samodzielny eksport danych.

Jeżeli taka funkcja jest dostępna, zalecamy korzystanie z niej również przed:

• zamknięciem Konta,
• zakończeniem korzystania z Produktu,
• odstąpieniem od umowy,
• planowanym usunięciem danych.

Zakres eksportu zależy od funkcjonalności danego Produktu.

20. Współpraca przy diagnostyce problemu

W niektórych przypadkach ustalenie przyczyny problemu może wymagać współpracy Użytkownika.

Możemy poprosić o:

• opis środowiska technicznego,
• nazwę przeglądarki,
• wersję systemu operacyjnego,
• opis wykonywanych czynności,
• zrzut ekranu,
• wykonanie prostego testu technicznego.

Zakres wymaganej współpracy powinien być rozsądny i możliwie najmniej uciążliwy.

Użytkownik nie powinien przekazywać hasła ani poufnych danych logowania.

21. Wymagania techniczne

Niektóre problemy mogą wynikać z urządzenia, przeglądarki lub innego elementu środowiska użytkownika.

Podstawowe wymagania techniczne są wskazane w Regulaminie lub w informacjach dotyczących Produktu.

Jeżeli problem wynika wyłącznie z niespełnienia wyraźnie przekazanych wcześniej wymagań technicznych, może mieć to znaczenie przy ocenie reklamacji.

22. Aktualizacje

NEXUS OfficeLab może dostarczać aktualizacje niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa oraz zgodności Produktu z umową.

Użytkownik powinien stosować aktualizacje lub korzystać z aktualnej wersji usługi, jeżeli jest to konieczne do jej prawidłowego działania.

Jeżeli brak zgodności wynika wyłącznie z niezainstalowania przez Konsumenta prawidłowo dostarczonej aktualizacji, zastosowanie mają zasady przewidziane przez obowiązujące przepisy.

23. Przerwy techniczne

Planowana przerwa techniczna, aktualizacja albo krótka niedostępność nie musi automatycznie oznaczać niezgodności usługi z umową.

NEXUS OfficeLab może wykonywać:

• prace konserwacyjne,
• aktualizacje bezpieczeństwa,
• zmiany infrastruktury,
• naprawy awaryjne.

Przerwy powinny być ograniczane do rozsądnego minimum.

Jeżeli niedostępność ma charakter nadmierny albo usługa przez istotny czas nie może być używana zgodnie z umową, Klient może złożyć reklamację.

24. Błędy spowodowane przez dane użytkownika

NEXUS OfficeLab nie odpowiada za nieprawidłowe wyniki wynikające wyłącznie z danych błędnie wprowadzonych przez Użytkownika.

Jeżeli jednak Produkt przetwarza prawidłowo wprowadzone dane w sposób niezgodny z umową, Użytkownik może zgłosić problem.

25. Charakter informacji finansowych

System Finansów oraz System Finansów Firmowych są narzędziami organizacyjnymi i informacyjnymi.

Nie świadczą usług:

• bankowych,
• inwestycyjnych,
• księgowych,
• podatkowych,
• prawnych.

Reklamacja może dotyczyć prawidłowego działania Produktu, ale nie wyniku decyzji finansowej podjętej samodzielnie przez Użytkownika na podstawie danych znajdujących się w systemie.

26. Reklamacja płatności

Jeżeli problem dotyczy płatności, w reklamacji warto podać:

• numer Zamówienia,
• datę płatności,
• kwotę,
• metodę płatności,
• status widoczny w Serwisie.

Nie należy przesyłać pełnego numeru karty ani danych dostępowych do rachunku bankowego.

W niektórych przypadkach wyjaśnienie sprawy może wymagać współpracy z operatorem płatności.

27. Brak dostępu po płatności

Jeżeli płatność została prawidłowo wykonana, ale Produkt nie został aktywowany, Klient powinien:

1. sprawdzić, czy korzysta z właściwego Konta,
2. sprawdzić status Zamówienia,
3. uwzględnić czas wymagany do zaksięgowania przelewu tradycyjnego,
4. zgłosić problem, jeżeli dostęp nadal nie został przyznany.

Po potwierdzeniu prawidłowej płatności NEXUS OfficeLab podejmie działania w celu aktywacji dostępu lub wyjaśnienia problemu.

28. Reklamacje dotyczące Konta

W przypadku reklamacji związanej z Kontem NEXUS OfficeLab może wymagać weryfikacji tożsamości lub kontroli, czy zgłoszenie pochodzi od osoby uprawnionej.

Ma to na celu ochronę Konta przed przejęciem albo nieuprawnioną modyfikacją.

Weryfikacja powinna być proporcjonalna do charakteru sprawy.

29. Gwarancja

NEXUS OfficeLab nie udziela odrębnej gwarancji konsumenckiej na usługi cyfrowe, chyba że przy konkretnym Produkcie wyraźnie wskazano inaczej.

Brak dodatkowej gwarancji nie ogranicza ustawowej odpowiedzialności za zgodność usługi cyfrowej z umową.

30. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

W przypadkach przewidzianych przepisami odpowiednie uprawnienia konsumenckie mogą przysługiwać również osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zawierana umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego.

31. Klienci B2B

W przypadku Klientów, którzy nie posiadają statusu Konsumenta ani przedsiębiorcy na prawach konsumenta, reklamacje są rozpatrywane zgodnie z:

• Regulaminem,
• zawartą umową,
• obowiązującymi przepisami prawa cywilnego.

NEXUS OfficeLab będzie dążyć do polubownego rozwiązania uzasadnionych problemów technicznych niezależnie od statusu Klienta.

32. Reklamacja a odstąpienie w ciągu 14 dni

Reklamacja związana z niezgodnością usługi cyfrowej z umową jest innym uprawnieniem niż ustawowe prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Informacje dotyczące zwykłego prawa do odstąpienia znajdują się na stronie:

Odstąpienie od umowy i zwroty.

33. Pozasądowe sposoby rozwiązania sporu

Jeżeli reklamacja Konsumenta nie zostanie uwzględniona, Konsument może skorzystać z dostępnych pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów i dochodzenia roszczeń.

Informacje na temat dostępnych form pomocy można znaleźć między innymi w serwisach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz instytucji zajmujących się ochroną konsumentów.

Skorzystanie z pozasądowej procedury jest co do zasady dobrowolne, chyba że przepisy stanowią inaczej.

34. Kontakt reklamacyjny

Reklamacje:

reklamacje@nexusofficelab.pl

Kontakt ogólny:

kontakt@nexusofficelab.pl

Telefon:

(+48) 576-722-300

Adres:

NEXUS OfficeLab — Rafał Raśkiewicz
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
Polska

Niniejsza wersja informacji dotyczących reklamacji obowiązuje od 12 września 2026 r.