Polityka prywatności — NEXUS OfficeLab

Polityka prywatności NEXUS OfficeLab

Wersja obowiązująca od: 12 września 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób NEXUS OfficeLab przetwarza dane osobowe osób odwiedzających Serwis, użytkowników kont, klientów, osób kontaktujących się z nami oraz użytkowników poszczególnych produktów.

Polityka obejmuje w szczególności serwis NEXUS OfficeLab oraz produkty i systemy udostępniane w jego ramach, w tym System Finansów, Budżet Zakupowy i System Finansów Firmowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Rafał Raśkiewicz, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką NEXUS OfficeLab

Adres:

ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
kujawsko-pomorskie
Polska

NIP: 888-316-98-87

Telefon: (+48) 576-722-300

Kontakt ogólny:

kontakt@nexusofficelab.pl

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

rodo@nexusofficelab.pl

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

W sprawach dotyczących prywatności, realizacji praw wynikających z RODO lub sposobu przetwarzania danych możesz skontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z NEXUS OfficeLab.

Możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych.

Dane konta

W związku z utworzeniem i korzystaniem z konta możemy przetwarzać:

imię i nazwisko lub nazwę podaną przez użytkownika,
adres e-mail,
identyfikator konta,
rolę i uprawnienia użytkownika,
status konta,
status weryfikacji adresu e-mail,
datę utworzenia konta,
informacje o ostatnim logowaniu,
informacje o przypisanych produktach i dostępach,
dane techniczne związane z bezpieczeństwem konta.

Hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej.

Dane związane z zamówieniami i płatnościami

Możemy przetwarzać:

numer i identyfikator Zamówienia,
wybrany Produkt,
kwotę i walutę,
wybraną metodę płatności,
status płatności,
identyfikatory transakcji otrzymane od operatora płatności,
datę Zamówienia i płatności,
dane wymagane do wystawienia rachunku lub faktury,
informacje niezbędne do obsługi odstąpienia, zwrotu lub reklamacji.

NEXUS OfficeLab nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych, haseł do bankowości elektronicznej ani kodów autoryzacyjnych banku.

Dane wprowadzane do produktów

W zależności od używanego Produktu Użytkownik może samodzielnie wprowadzać dane dotyczące między innymi:

kont i sald,
przychodów i wydatków,
transakcji,
budżetów,
zobowiązań i należności,
kredytów i rat,
oszczędności,
celów finansowych,
majątku,
planowanych i wykonanych zakupów,
ofert i decyzji zakupowych,
danych dotyczących działalności gospodarczej,
kontrahentów,
produktów i usług,
projektów i zleceń,
innych informacji wprowadzanych przez Użytkownika zgodnie z funkcjami danego systemu.

NEXUS OfficeLab nie pobiera automatycznie historii rachunków ani danych bankowych za pomocą usług open banking.

Dane pojawiają się w systemie przede wszystkim dlatego, że sam Użytkownik je wprowadza.

Dane związane z kontaktem i pomocą

Jeżeli kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać:

imię lub nazwę,
adres e-mail,
treść wiadomości,
numer Zamówienia,
informacje dotyczące Produktu,
historię korespondencji,
zgłoszenia pomocy i zgłoszenia serwisowe,
przesłane załączniki,
odpowiedzi administratora,
informacje techniczne niezbędne do rozwiązania problemu.

Dane techniczne i bezpieczeństwa

Podczas korzystania z Serwisu mogą być przetwarzane między innymi:

adres IP,
data i czas żądania,
informacje o przeglądarce i urządzeniu,
adres żądanej strony,
informacje o błędach,
informacje związane z logowaniem i bezpieczeństwem,
techniczne logi serwera i aplikacji.

Dane te mogą być wykorzystywane do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, diagnostyki błędów i prawidłowego działania usług.

Dane marketingowe

Jeżeli zostanie uruchomiony newsletter lub inna forma komunikacji marketingowej i wyrazisz odpowiednią zgodę, możemy przetwarzać:

adres e-mail,
imię lub nazwę, jeżeli zostały przekazane,
informacje o udzielonej zgodzie,
datę udzielenia lub cofnięcia zgody,
informacje techniczne wymagane do obsługi wysyłki.

Newsletter będzie dobrowolny i będzie można z niego zrezygnować.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Założenie i prowadzenie Konta

Dane przetwarzamy w celu utworzenia Konta, uwierzytelniania Użytkownika, przypisania Produktów oraz umożliwienia korzystania z Serwisu.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

Realizacja Zamówienia i udostępnienie Produktu

Dane dotyczące Zamówienia, płatności oraz dostępu do Produktu przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia oraz obowiązki prawne

Dane wymagane do wykonania obowiązków podatkowych, rozliczeniowych, rachunkowych, konsumenckich lub innych obowiązków ustawowych przetwarzamy na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

Dane przechowywane w Produktach

Dane wprowadzane przez Użytkownika do zakupionego Produktu przetwarzamy w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi cyfrowej i wykonania umowy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Kontakt i obsługa użytkownika

Dane z wiadomości i zgłoszeń możemy przetwarzać:

w celu wykonania umowy lub udzielenia pomocy związanej z Produktem — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
w pozostałych sprawach kontaktowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze korespondencji i odpowiedzi na zapytania.

Reklamacje, odstąpienia i zwroty

Dane przetwarzamy w celu obsługi praw przysługujących Klientowi oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

Podstawą może być:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, logi i informacje związane z korzystaniem z Serwisu możemy przetwarzać w celu:

zabezpieczenia Kont,
ochrony infrastruktury,
wykrywania prób nieuprawnionego dostępu,
przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom,
diagnozowania błędów,
ustalenia przyczyn incydentów.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa i niezawodności Serwisu oraz ochrona Użytkowników i infrastruktury.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, dane będą przetwarzane na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdym czasie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych do utworzenia Konta, zawarcia umowy lub realizacji Zamówienia jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania tych czynności.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić:

utworzenie Konta,
zawarcie umowy,
realizację Zamówienia,
przypisanie Produktu,
obsługę określonego zgłoszenia.

Podanie danych w celach marketingowych jest całkowicie dobrowolne.

5. Skąd otrzymujemy dane

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie.

Dane mogą pochodzić również:

od operatorów płatności — w zakresie statusu i identyfikatorów transakcji,
z banku — w zakresie informacji wynikających z przelewu tradycyjnego,
z technicznych logów Serwisu,
z urządzenia i przeglądarki używanych do korzystania z Serwisu,
od administratora Konta firmowego, jeżeli zostałeś zaproszony do określonej organizacji lub Produktu.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które potrzebują ich do świadczenia określonych usług albo którym Administrator ma obowiązek je przekazać.

Mogą to być w szczególności:

Dostawca hostingu i infrastruktury

NEXUS OfficeLab korzysta z infrastruktury hostingowej świadczonej przez:

SEOHOST Sp. z o.o.

Dostawca może przetwarzać dane w zakresie technicznie niezbędnym do utrzymania serwerów, baz danych, stron internetowych i innych usług infrastrukturalnych.

Dostawcy poczty elektronicznej

NEXUS OfficeLab korzysta z usług poczty elektronicznej związanych między innymi z infrastrukturą SEOHOST.

Wiadomości mogą być również przekierowywane do usługi Gmail, co może wiązać się z przetwarzaniem treści i metadanych wiadomości przez dostawcę usług Google.

Do wysyłki wiadomości transakcyjnych lub marketingowych mogą być wykorzystywani wyspecjalizowani dostawcy systemów pocztowych lub SMTP.

Operatorzy płatności

Jeżeli wybierzesz odpowiednią metodę płatności, dane niezbędne do jej realizacji mogą zostać przekazane operatorowi płatności, w szczególności:

SumUp,
Tpay, jeżeli metoda ta jest dostępna w momencie składania Zamówienia,
bankom uczestniczącym w realizacji przelewu.

Operator płatności przetwarza dane w zakresie wynikającym z realizowanej transakcji oraz własnych obowiązków prawnych.

Dostawcy usług technicznych

W niezbędnym zakresie dane mogą być udostępniane podmiotom zapewniającym:

utrzymanie infrastruktury,
usługi pocztowe,
bezpieczeństwo systemów,
wsparcie techniczne,
kopie zapasowe,
usługi informatyczne.

Organy publiczne

Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub prawidłowo wydanego żądania właściwego organu.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Podstawowa infrastruktura NEXUS OfficeLab jest przeznaczona do działania z wykorzystaniem usług świadczonych w Polsce lub Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Niektórzy zewnętrzni dostawcy, w szczególności globalni dostawcy usług pocztowych lub technologicznych, mogą jednak korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza EOG, odbywa się ono zgodnie z zasadami przewidzianymi w RODO, w szczególności na podstawie:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
standardowych klauzul umownych,
innych legalnych mechanizmów przewidzianych przez RODO.

8. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania.

Konto i dane Produktu

Dane Konta oraz dane zapisane w Produktach są przetwarzane przede wszystkim przez okres aktywnego korzystania z Konta i Produktów.

Jeżeli Użytkownik poprosi o zamknięcie Konta, dane przechowywane wyłącznie w celu świadczenia usługi zostaną usunięte lub zanonimizowane, gdy przestaną być potrzebne, z zastrzeżeniem danych, które muszą być przechowywane z innych podstaw prawnych.

Przed zamknięciem Konta Użytkownik może skorzystać z dostępnej funkcji eksportu danych.

Zamówienia, płatności i dokumentacja rozliczeniowa

Dane dotyczące sprzedaży i rozliczeń są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i innymi przepisami dotyczącymi dokumentowania sprzedaży.

Jeżeli określone dane są potrzebne również do obrony lub dochodzenia roszczeń, mogą być przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia.

Reklamacje, odstąpienia i zgłoszenia

Dane związane z reklamacjami, odstąpieniami, zwrotami i sporami są przechowywane przez okres potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie przez czas uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń oraz obowiązkami dokumentacyjnymi.

Kontakt i wsparcie

Korespondencja oraz zgłoszenia pomocy są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy.

Po jej zakończeniu dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli jest to potrzebne do:

zachowania historii obsługi,
zapewnienia bezpieczeństwa,
ustalenia przebiegu sprawy,
obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia.

Dane marketingowe

Dane wykorzystywane na podstawie zgody marketingowej są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia danej formy komunikacji.

Po wycofaniu zgody Administrator może zachować ograniczone informacje potwierdzające fakt udzielenia i późniejszego cofnięcia zgody, jeżeli jest to potrzebne do wykazania zgodności działania z prawem.

Logi bezpieczeństwa

Logi techniczne są przechowywane przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, diagnostyką i prawidłowym działaniem systemu.

Dane związane z konkretnym incydentem mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do jego wyjaśnienia lub obrony roszczeń.

Kopie zapasowe

Dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w zabezpieczonych kopiach zapasowych do momentu ich rotacji, nadpisania lub usunięcia zgodnie z procedurami bezpieczeństwa.

Dane znajdujące się wyłącznie w kopii zapasowej nie są wykorzystywane do nowych celów przetwarzania.

9. Zamknięcie Konta i eksport danych

Użytkownik może poprosić o zamknięcie Konta przy użyciu funkcji dostępnej w systemie lub poprzez kontakt z Administratorem.

Wniosek może wymagać weryfikacji w celu ochrony Konta przed usunięciem przez osobę nieuprawnioną.

Przed wysłaniem prośby Użytkownik może pobrać dostępny eksport swoich danych.

Zakres eksportu zależy od używanych Produktów i aktualnych funkcji systemu.

Eksport może obejmować między innymi pliki CSV oraz archiwum ZIP z danymi związanymi z Kontem i używanymi Produktami.

Eksport nie zawiera jawnego hasła ani jego skrótu kryptograficznego.

Niektóre informacje mogą pozostać po zamknięciu Konta, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO masz prawo do:

dostępu do swoich danych,
otrzymania kopii danych,
sprostowania nieprawidłowych danych,
uzupełnienia danych,
żądania usunięcia danych,
żądania ograniczenia przetwarzania,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki określone w RODO,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności danego przetwarzania.

Informacje o podstawowych prawach wynikających z RODO publikuje również Urząd Ochrony Danych Osobowych.

11. Jak skorzystać ze swoich praw

Wniosek dotyczący danych osobowych możesz wysłać na:

rodo@nexusofficelab.pl

Możesz również skorzystać z funkcji dostępnych bezpośrednio w Koncie, jeśli dany rodzaj żądania jest w nich obsługiwany.

W celu ochrony Twoich danych Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

Nie oznacza to automatycznie konieczności przesyłania kopii dokumentu tożsamości.

Administrator odpowie na wniosek w terminie wynikającym z RODO.

12. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

W Polsce organem właściwym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Więcej informacji:

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Skorzystanie z prawa do skargi nie ogranicza możliwości skontaktowania się wcześniej z NEXUS OfficeLab w celu wyjaśnienia sprawy.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

NEXUS OfficeLab nie podejmuje wobec Użytkowników wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

Systemy mogą automatycznie wykonywać obliczenia, analizy, zestawienia, prognozy lub prezentować informacje wynikające z danych wprowadzonych przez Użytkownika.

Takie funkcje mają charakter pomocniczy i nie oznaczają podejmowania przez NEXUS OfficeLab decyzji prawnych, kredytowych, inwestycyjnych lub innych podobnych decyzji wobec Użytkownika.

Aktualnie NEXUS OfficeLab nie prowadzi profilowania użytkowników do celów reklamy behawioralnej.

Jeżeli takie rozwiązania zostaną wprowadzone w przyszłości, odpowiednie informacje oraz wymagane mechanizmy zgód zostaną udostępnione przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

14. Analityka i narzędzia marketingowe

Aktualnie NEXUS OfficeLab nie korzysta z narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel czy Microsoft Clarity.

Jeżeli narzędzia analityczne lub marketingowe zostaną wdrożone w przyszłości, Polityka prywatności oraz Polityka cookies zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Tam, gdzie przepisy tego wymagają, uruchomienie takich narzędzi będzie uzależnione od odpowiedniej zgody Użytkownika.

15. Media społecznościowe

Serwis może zawierać odnośniki do profili NEXUS OfficeLab w zewnętrznych serwisach społecznościowych, takich jak Facebook, TikTok, Instagram lub X.

Samo wyświetlenie zwykłego odnośnika nie oznacza automatycznie przekazania dostawcy danego serwisu danych dotyczących korzystania z NEXUS OfficeLab.

Po przejściu do serwisu zewnętrznego zastosowanie mają jego własne zasady prywatności.

Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną osadzone zewnętrzne widżety, filmy, feedy lub inne elementy powodujące przekazywanie danych przed kliknięciem linku, sposób ich działania zostanie opisany w odpowiednich dokumentach i mechanizmach zgód.

16. Dane osób trzecich wprowadzane przez Użytkowników

Niektóre Produkty, w szczególności rozwiązania dla firm, mogą umożliwiać wprowadzanie informacji dotyczących innych osób, na przykład kontrahentów, współpracowników lub osób kontaktowych.

Użytkownik, który wprowadza takie dane, odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy do ich przetwarzania i przekazania do systemu.

W zależności od charakteru korzystania z Produktu Użytkownik lub jego organizacja może być administratorem takich danych, a NEXUS OfficeLab może przetwarzać je w imieniu Użytkownika w charakterze podmiotu przetwarzającego.

W przypadkach, w których wymagają tego przepisy, zasady takiego przetwarzania mogą być objęte odrębnymi warunkami powierzenia przetwarzania danych.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane odpowiednio do rodzaju przetwarzania i związanego z nim ryzyka.

Stosowane rozwiązania mogą obejmować w szczególności:

szyfrowane połączenie HTTPS,
kontrolę dostępu do infrastruktury,
indywidualne Konta użytkowników,
przechowywanie haseł w postaci zabezpieczonej, a nie jawnej,
ograniczanie dostępu administracyjnego,
kopie zapasowe,
mechanizmy weryfikacji i kontroli uprawnień,
logowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa,
aktualizacje oprogramowania,
procedury reagowania na awarie i incydenty.

Żaden system informatyczny nie może zagwarantować całkowitego braku ryzyka, jednak NEXUS OfficeLab podejmuje działania mające ograniczać je do rozsądnego poziomu.

18. Incydenty bezpieczeństwa

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmie działania wymagane przez obowiązujące przepisy.

Jeżeli spełnione zostaną warunki określone w RODO, naruszenie zostanie zgłoszone właściwemu organowi nadzorczemu, a osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane, jeżeli wymagają tego przepisy.

19. Dzieci i osoby małoletnie

NEXUS OfficeLab nie jest usługą specjalnie kierowaną do dzieci.

Jeżeli osoba nieposiadająca pełnej zdolności do samodzielnego dokonania danej czynności prawnej korzysta z Serwisu, zastosowanie mają odpowiednie przepisy dotyczące zgody przedstawiciela ustawowego.

20. Pliki cookies

NEXUS OfficeLab wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w zakresie związanym z funkcjonowaniem Serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów cookies, podstaw ich stosowania oraz zarządzania zgodami znajdują się w Polityce cookies.

21. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, w szczególności gdy:

zmieni się sposób działania Serwisu,
zostaną wprowadzone nowe Produkty,
zostaną uruchomione nowe narzędzia analityczne lub marketingowe,
zmienią się dostawcy usług,
zmienią się wymagania prawne,
pojawią się nowe procesy przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.

Istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane Użytkownikom.

22. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych i prywatności:

rodo@nexusofficelab.pl

Kontakt ogólny:

kontakt@nexusofficelab.pl

Telefon:

(+48) 576-722-300

Adres:

NEXUS OfficeLab — Rafał Raśkiewicz
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
Polska

Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od 12 września 2026 r.