Newsletter i komunikacja elektroniczna NEXUS OfficeLab
Wersja obowiązująca od: 12 września 2026 r.
Niniejszy dokument określa zasady korzystania z newslettera NEXUS OfficeLab oraz rozróżnia dobrowolną komunikację marketingową od wiadomości niezbędnych do obsługi Konta, Zamówień i zakupionych Produktów.
Newsletter może zostać uruchomiony jako dodatkowa, dobrowolna usługa NEXUS OfficeLab.
Zapisanie się do newslettera nie jest warunkiem utworzenia Konta ani zakupu Produktu.
1. Usługodawca
Usługodawcą jest:
Rafał Raśkiewicz, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką NEXUS OfficeLab
Adres:
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
kujawsko-pomorskie
Polska
NIP: 888-316-98-87
Kontakt ogólny:
kontakt@nexusofficelab.pl
Kontakt w sprawach prywatności:
rodo@nexusofficelab.pl
2. Czym jest newsletter
Newsletter jest dobrowolną usługą polegającą na przesyłaniu na wskazany przez odbiorcę adres e-mail informacji dotyczących NEXUS OfficeLab.
Wiadomości newslettera mogą obejmować w szczególności:
- informacje o nowych Produktach,
- informacje o nowych funkcjach,
- informacje o rozwoju istniejących systemów,
- materiały edukacyjne,
- artykuły i poradniki,
- informacje o promocjach,
- kody rabatowe,
- informacje o nowych pakietach,
- informacje o wydarzeniach lub premierach,
- ankiety dotyczące rozwoju Produktów,
- inne informacje handlowe dotyczące NEXUS OfficeLab.
Zakres newslettera może zmieniać się wraz z rozwojem NEXUS OfficeLab.
3. Dobrowolność
Zapis do newslettera jest dobrowolny.
Brak zgody na newsletter:
- nie uniemożliwia utworzenia Konta,
- nie uniemożliwia zakupu Produktu,
- nie ogranicza dostępu do zakupionych Produktów,
- nie powoduje pogorszenia warunków korzystania z podstawowych usług.
Zgoda marketingowa nie powinna być warunkiem zawarcia umowy, jeżeli komunikacja marketingowa nie jest niezbędna do jej wykonania.
4. Jak można zapisać się do newslettera
Jeżeli newsletter zostanie uruchomiony, zapis może odbywać się między innymi:
- za pomocą formularza na stronie,
- poprzez ustawienia Konta,
- poprzez odrębne pole podczas rejestracji,
- poprzez odrębną zgodę podczas składania Zamówienia.
Pole dotyczące zgody marketingowej nie powinno być zaznaczone domyślnie.
Użytkownik powinien samodzielnie zdecydować, czy chce otrzymywać newsletter.
5. Przykładowa treść zgody
W przypadku zapisu do newslettera NEXUS OfficeLab może stosować zgodę o treści zbliżonej do:
„Chcę otrzymywać od NEXUS OfficeLab na podany adres e-mail newsletter oraz informacje handlowe i marketingowe dotyczące produktów, usług, promocji i aktualności. Wiem, że zgodę mogę wycofać w każdej chwili.”
Treść zgody może zostać dostosowana do faktycznego zakresu wykorzystywanych kanałów komunikacji.
6. Adres e-mail
Do korzystania z newslettera wymagane jest podanie adresu e-mail.
Adres powinien być podany dobrowolnie w celu otrzymywania wiadomości newsletterowych.
NEXUS OfficeLab może przechowywać również informacje związane z udzieloną zgodą, takie jak:
- data zapisu,
- data potwierdzenia,
- źródło zapisu,
- zakres udzielonej zgody,
- data wycofania zgody,
- techniczny zapis pozwalający wykazać fakt udzielenia zgody.
7. Potwierdzenie zapisu
NEXUS OfficeLab może stosować mechanizm potwierdzenia adresu e-mail przed rozpoczęciem wysyłki newslettera.
W takim przypadku na wskazany adres zostanie wysłana wiadomość zawierająca prośbę o potwierdzenie zapisu.
Newsletter zostanie aktywowany po wykonaniu czynności wskazanej w wiadomości.
Takie rozwiązanie może służyć ograniczeniu:
- zapisów cudzych adresów,
- pomyłek w adresie,
- nadużyć,
- niezamówionej komunikacji.
8. Podstawa przetwarzania danych
Jeżeli NEXUS OfficeLab przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia dobrowolnego newslettera na podstawie zgody, podstawą przetwarzania jest:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą.
Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w:
9. Zgoda na komunikację marketingową
Przesyłanie wiadomości zawierających informacje handlowe lub marketing bezpośredni za pomocą poczty elektronicznej odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody odbiorcy.
Zgoda powinna zostać udzielona przed rozpoczęciem takiej komunikacji.
Samo posiadanie Konta lub dokonanie zakupu nie oznacza automatycznie zgody na otrzymywanie newslettera marketingowego.
10. Brak automatycznej zgody przy zakupie
Zakup Produktu NEXUS OfficeLab nie powoduje automatycznego zapisania Klienta do newslettera.
Jeżeli podczas zakupu dostępna będzie możliwość zapisu, powinna być przedstawiona jako odrębna i dobrowolna decyzja.
Brak zaznaczenia zgody nie wpływa na możliwość ukończenia Zamówienia.
11. Wiadomości związane z Kontem nie są newsletterem
Niezależnie od zgody marketingowej NEXUS OfficeLab może przesyłać wiadomości konieczne do obsługi Konta lub wykonania umowy.
Mogą to być w szczególności wiadomości dotyczące:
- utworzenia Konta,
- potwierdzenia adresu e-mail,
- resetowania hasła,
- bezpieczeństwa Konta,
- podejrzanej aktywności,
- zmiany istotnych ustawień,
- potwierdzenia Zamówienia,
- płatności,
- aktywacji Produktu,
- reklamacji,
- odstąpienia od umowy,
- zgłoszeń pomocy technicznej,
- istotnych zmian dotyczących świadczonej usługi,
- planowanego zakończenia działania Produktu,
- innych informacji wymaganych do prawidłowego wykonania umowy lub obowiązku prawnego.
Wiadomości takie nie są wysyłane dlatego, że użytkownik wyraził zgodę na newsletter.
12. Rezygnacja z newslettera nie blokuje wiadomości systemowych
Wycofanie zgody marketingowej nie oznacza rezygnacji z wiadomości koniecznych do:
- realizacji umowy,
- obsługi Konta,
- ochrony bezpieczeństwa,
- realizacji Zamówienia,
- przekazywania informacji wymaganych prawem.
Przykładowo użytkownik, który zrezygnował z newslettera, może nadal otrzymać wiadomość dotyczącą resetowania hasła albo istotnego problemu bezpieczeństwa.
13. Jak zrezygnować z newslettera
Odbiorca może zrezygnować z newslettera w dowolnym momencie.
Rezygnacja może być dostępna między innymi:
- poprzez link znajdujący się w wiadomości newsletterowej,
- w ustawieniach Konta,
- poprzez kontakt z NEXUS OfficeLab.
Wycofanie zgody powinno być łatwe i bezpłatne.
14. Link rezygnacji
Jeżeli newsletter jest wysyłany za pomocą systemu umożliwiającego automatyczną rezygnację, każda wiadomość marketingowa powinna zawierać łatwo dostępny mechanizm wypisania się.
Po skutecznym wypisaniu adres nie powinien otrzymywać kolejnych wiadomości marketingowych objętych wycofaną zgodą.
Możliwe jest zachowanie minimalnej informacji o rezygnacji w celu respektowania sprzeciwu lub wykazania wcześniejszego wycofania zgody.
15. Rezygnacja przez e-mail
Jeżeli automatyczny mechanizm rezygnacji nie jest dostępny lub nie działa, odbiorca może skontaktować się z:
kontakt@nexusofficelab.pl
albo:
rodo@nexusofficelab.pl
W wiadomości wystarczy wskazać, że odbiorca nie chce dalej otrzymywać newslettera lub określonej komunikacji marketingowej.
16. Brak opłat
Zapisanie się do newslettera oraz rezygnacja z niego są bezpłatne.
Odbiorca ponosi jedynie zwykłe koszty korzystania z Internetu lub poczty elektronicznej wynikające z umowy z własnym dostawcą usług.
17. Częstotliwość wiadomości
Newsletter nie musi być wysyłany w stałych odstępach czasu.
Częstotliwość może zależeć od:
- nowych funkcji,
- publikacji materiałów,
- promocji,
- premier,
- innych istotnych informacji.
NEXUS OfficeLab nie gwarantuje określonej minimalnej liczby wiadomości.
18. Treści promocyjne
Newsletter może zawierać informacje o:
- promocjach,
- obniżkach cen,
- kodach rabatowych,
- ofertach specjalnych.
Jeżeli promocja posiada szczególne warunki, właściwe informacje będą dostępne w komunikacie promocyjnym lub odpowiednim regulaminie.
Ogólne zasady promocji znajdują się w:
19. Personalizacja newslettera
Aktualnie NEXUS OfficeLab nie prowadzi profilowania użytkowników w celu tworzenia zaawansowanych indywidualnych profili reklamowych.
Jeżeli w przyszłości newsletter zostanie spersonalizowany na podstawie zachowania użytkownika, zakupów, aktywności lub innych danych w sposób wykraczający poza podstawową segmentację, informacje o takim przetwarzaniu zostaną odpowiednio uzupełnione.
Tam, gdzie będzie to wymagane, zostanie uzyskana odpowiednia zgoda.
20. Podstawowa segmentacja
NEXUS OfficeLab może w przyszłości rozdzielać newsletter według ogólnych kategorii odbiorców, na przykład:
- użytkownicy produktów dla osób indywidualnych,
- użytkownicy produktów firmowych,
- osoby zainteresowane określonym typem Produktu,
- nowi lub obecni Klienci.
Jeżeli segmentacja opiera się na danych osobowych, odbywa się zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce prywatności.
21. Śledzenie otwarć i kliknięć
Aktualnie NEXUS OfficeLab nie deklaruje stosowania mechanizmów śledzenia otwarcia wiadomości lub kliknięć w newsletterze.
Jeżeli w przyszłości dostawca newslettera będzie umożliwiał zbieranie takich danych i NEXUS OfficeLab zdecyduje się z nich korzystać, sposób przetwarzania zostanie opisany w Polityce prywatności.
Jeżeli wykorzystanie takiego rozwiązania będzie wymagać dodatkowej zgody, zostanie ona uzyskana przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.
22. Zewnętrzny dostawca wysyłki
NEXUS OfficeLab może korzystać z usług zewnętrznego dostawcy infrastruktury e-mail, systemu newsletterowego lub SMTP.
Dostawca może przetwarzać dane w zakresie potrzebnym do:
- wysłania wiadomości,
- zapewnienia dostarczalności,
- obsługi rezygnacji,
- zabezpieczenia usługi,
- technicznego utrzymania systemu.
Dostawca powinien być związany odpowiednimi obowiązkami dotyczącymi ochrony danych w zakresie wymaganym przepisami.
Aktualne informacje dotyczące kategorii odbiorców danych znajdują się w:
23. Wiadomości podejrzane
Prawidłowy newsletter NEXUS OfficeLab nie powinien wymagać przesyłania:
- hasła do Konta,
- hasła do banku,
- kodów SMS,
- kodów autoryzacyjnych,
- pełnych danych karty płatniczej.
Jeżeli wiadomość zawierająca oznaczenie NEXUS OfficeLab żąda takich danych, należy zachować szczególną ostrożność.
Informacje dotyczące bezpieczeństwa znajdują się na stronie:
24. Odpowiedzialność za poprawność adresu
Osoba zapisująca się do newslettera powinna podać adres e-mail, z którego ma prawo korzystać.
Nie należy zapisywać do newslettera adresu innej osoby bez jej wiedzy i wymaganej zgody.
NEXUS OfficeLab może stosować mechanizmy mające ograniczać takie przypadki.
25. Brak dostarczenia wiadomości
NEXUS OfficeLab nie może zagwarantować, że każda wiadomość zostanie dostarczona do skrzynki odbiorczej.
Dostarczenie może zależeć między innymi od:
- dostawcy poczty odbiorcy,
- filtrów antyspamowych,
- ustawień skrzynki,
- poprawności adresu,
- czasowej awarii usług pocztowych.
Jeżeli newsletter nie dochodzi, warto sprawdzić również folder SPAM lub inne foldery automatycznie tworzone przez dostawcę poczty.
26. Zakończenie newslettera
NEXUS OfficeLab może zakończyć prowadzenie newslettera.
Zakończenie bezpłatnego newslettera nie wpływa na zakupione Produkty ani prawo korzystania z Konta.
Dane przetwarzane wyłącznie w celu wysyłki newslettera zostaną następnie usunięte, zanonimizowane lub zachowane wyłącznie w zakresie, w jakim istnieje inna podstawa prawna ich przechowywania.
27. Zmiany zasad newslettera
Niniejsze zasady mogą zostać zmienione w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów,
- zmiany sposobu wysyłki,
- zmiany dostawcy systemu newsletterowego,
- rozszerzenia funkcjonalności,
- uruchomienia nowych kanałów komunikacji.
Jeżeli zmiana będzie wymagała uzyskania nowej zgody, NEXUS OfficeLab nie będzie opierać nowego zakresu komunikacji wyłącznie na wcześniej udzielonej zgodzie, która takiego zakresu nie obejmowała.
28. SMS i inne kanały
Niniejszy dokument koncentruje się przede wszystkim na komunikacji e-mail.
Jeżeli w przyszłości NEXUS OfficeLab uruchomi marketing za pomocą:
- SMS,
- komunikatorów,
- powiadomień push,
- rozmów telefonicznych,
- innych kanałów komunikacji elektronicznej,
odpowiednie zgody zostaną dostosowane do wykorzystywanego kanału.
Zgoda na newsletter e-mail nie powinna być automatycznie interpretowana jako zgoda na każdy inny kanał komunikacji.
29. Prawa dotyczące danych
Osobie, której dane są przetwarzane w związku z newsletterem, mogą przysługiwać prawa wynikające z RODO, w szczególności:
- prawo dostępu do danych,
- prawo sprostowania,
- prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo wycofania zgody,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Szczegółowe informacje:
30. Kontakt
Sprawy dotyczące newslettera:
kontakt@nexusofficelab.pl
Sprawy dotyczące ochrony danych:
rodo@nexusofficelab.pl
Telefon:
(+48) 576-722-300
Adres:
NEXUS OfficeLab — Rafał Raśkiewicz
ul. Celulozowa 15/4
87-800 Włocławek
Polska
Niniejsza wersja zasad Newslettera i komunikacji elektronicznej obowiązuje od 12 września 2026 r.