Jak działa System Finansów Firmowych?

Jak działa System Finansów Firmowych?

System Finansów Firmowych to narzędzie NEXUS OfficeLab przeznaczone do organizowania danych finansowych i operacyjnych związanych z prowadzeniem działalności.

System może służyć do porządkowania informacji dotyczących między innymi:

• finansów firmy,
• przychodów i kosztów,
• kontrahentów,
• należności,
• zobowiązań,
• projektów i zleceń,
• produktów i usług,
• innych danych związanych z bieżącą działalnością.

System nie zastępuje programu księgowego ani usług księgowego, doradcy podatkowego lub prawnika.

1. Do czego służy System Finansów Firmowych?

System został zaprojektowany jako narzędzie organizacyjne i zarządcze.

Może pomagać w:

• zbieraniu najważniejszych informacji finansowych w jednym miejscu,
• obserwowaniu przepływów pieniężnych,
• kontrolowaniu należności i zobowiązań,
• prowadzeniu danych kontrahentów,
• porządkowaniu projektów lub zleceń,
• analizowaniu podstawowych danych firmy,
• ograniczeniu korzystania z wielu oddzielnych notatek i arkuszy.

Zakres wykorzystania zależy od potrzeb konkretnej firmy oraz funkcji dostępnych w aktualnej wersji systemu.

2. Dane wprowadza użytkownik

System Finansów Firmowych nie pobiera obecnie automatycznie danych z rachunków bankowych.

Użytkownik samodzielnie decyduje:

• jakie dane wprowadza,
• kiedy je aktualizuje,
• których kontrahentów zapisuje,
• jakie projekty prowadzi w systemie,
• jaki poziom szczegółowości stosuje.

NEXUS OfficeLab nie wymaga podawania loginu ani hasła do bankowości elektronicznej w celu korzystania z Systemu Finansów Firmowych.

3. Finanse firmy

System może służyć do prowadzenia uporządkowanej informacji o sytuacji finansowej firmy.

W zależności od dostępnych modułów użytkownik może ewidencjonować między innymi:

• wpływy,
• wydatki,
• koszty,
• należności,
• zobowiązania,
• inne istotne operacje finansowe.

Dane te mają charakter zarządczy i informacyjny.

Nie stanowią automatycznie ewidencji księgowej wymaganej przez przepisy podatkowe lub rachunkowe.

4. Przychody

Przychody mogą służyć do rejestrowania środków uzyskiwanych przez firmę.

Możesz wykorzystywać je do obserwowania:

• źródeł przychodów,
• zmian w czasie,
• powiązań z projektami lub kontrahentami,
• ogólnej sytuacji finansowej firmy.

Zakres dostępnych danych zależy od aktualnej wersji systemu.

5. Koszty i wydatki

System może pomagać porządkować koszty związane z prowadzeniem działalności.

Mogą to być między innymi:

• koszty operacyjne,
• zakupy,
• usługi zewnętrzne,
• opłaty,
• wydatki związane z projektami,
• inne koszty użytkownika.

Regularne uzupełnianie danych pozwala uzyskać bardziej aktualny obraz działalności.

6. Należności

Należności to środki, które firma powinna otrzymać.

System może być wykorzystywany do kontrolowania:

• kto powinien zapłacić,
• jakiej kwoty dotyczy należność,
• terminu płatności,
• statusu rozliczenia,
• powiązanego projektu lub kontrahenta.

Dzięki temu łatwiej zauważyć należności, które wymagają dalszej uwagi.

7. Zobowiązania

Zobowiązania dotyczą płatności, które firma powinna zrealizować.

System może służyć do organizowania informacji dotyczących między innymi:

• dostawców,
• kosztów,
• terminów,
• kwot,
• stanu rozliczenia.

Dane w systemie nie powodują automatycznego wykonania przelewu.

8. Kontrahenci

System Finansów Firmowych może umożliwiać prowadzenie danych kontrahentów.

W zależności od aktualnych funkcji mogą to być między innymi:

• nazwa kontrahenta,
• dane kontaktowe,
• informacje dotyczące współpracy,
• powiązane projekty,
• należności,
• zobowiązania,
• dodatkowe notatki.

Wprowadzaj wyłącznie dane, które są potrzebne do prowadzenia działalności.

9. Dane osób trzecich

Dane kontrahentów lub osób kontaktowych mogą być danymi osobowymi.

Jeżeli wprowadzasz do systemu dane innych osób, Twoja firma powinna posiadać odpowiednią podstawę do ich przetwarzania.

W relacji dotyczącej takich danych Twoja firma może występować jako administrator danych, a NEXUS OfficeLab jako podmiot przetwarzający w zakresie świadczenia usługi.

Szczegółowe zasady znajdują się w:

Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

oraz:

Polityce prywatności

10. Minimalizacja danych

Nie wprowadzaj danych tylko dlatego, że system pozwala zapisać dodatkową informację.

Warto stosować zasadę:

zapisuję tylko to, czego rzeczywiście potrzebuję do określonego celu.

Dotyczy to szczególnie danych dotyczących:

• klientów,
• kontrahentów,
• pracowników,
• współpracowników,
• osób kontaktowych.

11. Szczególne kategorie danych

System Finansów Firmowych nie jest projektowany jako system przeznaczony do regularnego przechowywania szczególnych kategorii danych osobowych.

Nie należy wprowadzać do niego niepotrzebnie informacji dotyczących między innymi:

• zdrowia,
• poglądów politycznych,
• religii,
• danych biometrycznych,
• innych szczególnie chronionych kategorii danych.

Jeżeli Twoja działalność wymaga przetwarzania takich informacji, przed ich zapisaniem należy odpowiednio ocenić podstawę prawną i poziom bezpieczeństwa.

12. Projekty i zlecenia

Jeżeli korzystasz z modułów projektowych, możesz organizować informacje dotyczące konkretnych działań wykonywanych przez firmę.

Projekt może pomagać połączyć w jednym miejscu:

• kontrahenta,
• przychody,
• koszty,
• należności,
• zobowiązania,
• inne informacje związane z realizacją zadania.

Zakres powiązań zależy od aktualnej wersji systemu.

13. Produkty i usługi

System może służyć również do prowadzenia informacji dotyczących własnych produktów lub usług.

Pozwala to uporządkować dane wykorzystywane w działalności i powiązać je z innymi obszarami systemu, jeżeli odpowiednie funkcje są dostępne.

Nie oznacza to automatycznego prowadzenia magazynu, księgowości ani sprzedaży fiskalnej.

14. Powiązania pomiędzy modułami

Największa wartość Systemu Finansów Firmowych pojawia się wtedy, gdy poszczególne dane są prowadzone w sposób spójny.

Przykładowe powiązanie może wyglądać następująco:

kontrahent → projekt → przychód → należność → rozliczenie

albo:

projekt → koszt → zobowiązanie → płatność

Dokładny sposób pracy zależy od organizacji firmy.

15. Pulpit i podsumowania

System może prezentować podsumowania najważniejszych informacji.

Mogą one pomagać szybciej zauważyć:

• aktualne przychody,
• poziom kosztów,
• nierozliczone należności,
• zobowiązania,
• aktywne projekty,
• inne istotne informacje.

Zakres pulpitu może zmieniać się wraz z rozwojem Produktu.

16. Jak rozpocząć korzystanie?

Dobrym sposobem jest rozpoczęcie od podstawowych danych.

Przykładowa kolejność:

1. uzupełnij podstawowe informacje firmy,
2. dodaj najważniejszych kontrahentów,
3. wprowadź bieżące przychody i koszty,
4. dodaj aktualne należności i zobowiązania,
5. utwórz aktywne projekty lub zlecenia,
6. stopniowo rozbudowuj dane w kolejnych modułach.

Nie musisz od razu przenosić do systemu całej historii działalności.

17. Rozpoczęcie od aktualnego momentu

System może być używany od momentu rozpoczęcia pracy z Produktem.

Nie jest konieczne ręczne odtwarzanie całej historii firmy.

Możesz rozpocząć od:

• aktualnych zobowiązań,
• aktualnych należności,
• obecnych projektów,
• bieżących przychodów i kosztów.

Starsze dane możesz uzupełniać tylko wtedy, gdy są potrzebne do Twoich analiz.

18. Aktualność danych

System nie jest automatycznie synchronizowany ze wszystkimi zewnętrznymi źródłami danych.

Dlatego jego użyteczność zależy w dużej mierze od regularnej aktualizacji informacji.

Nieaktualna należność może nadal wyglądać na nierozliczoną, jeżeli użytkownik nie zapisze odpowiedniej zmiany.

19. System nie zastępuje księgowości

System Finansów Firmowych nie jest księgą podatkową, pełną księgowością ani systemem przeznaczonym do wykonywania wszystkich obowiązków podatkowych przedsiębiorcy.

Nie zastępuje:

• biura rachunkowego,
• księgowego,
• doradcy podatkowego,
• programu księgowego wymaganego dla określonych obowiązków,
• dokumentacji wymaganej przez przepisy.

Możesz używać go jako narzędzia wspierającego wewnętrzną organizację danych.

20. System nie wystawia automatycznie decyzji podatkowych

Obliczenia i zestawienia dostępne w systemie nie stanowią interpretacji przepisów podatkowych.

Jeżeli musisz ustalić:

• wysokość podatku,
• sposób księgowania,
• klasyfikację kosztu,
• obowiązek podatkowy,
• sposób rozliczenia,

skonsultuj się z właściwym specjalistą lub korzystaj z odpowiednich narzędzi księgowych.

21. System nie wykonuje płatności

Dodanie zobowiązania lub należności nie wykonuje przelewu.

NEXUS OfficeLab nie pobiera automatycznie środków z rachunku firmy w celu regulowania zobowiązań zapisanych w systemie.

22. System nie pobiera danych z banku

Aktualnie System Finansów Firmowych nie korzysta z open banking do automatycznego pobierania:

• sald,
• historii rachunku,
• transakcji,
• danych logowania do banku.

Nie podawaj NEXUS OfficeLab hasła ani kodów bankowych.

23. Role i dostęp wielu osób

Jeżeli aktualna wersja Produktu umożliwia dostęp wielu użytkowników, należy korzystać z przewidzianych do tego funkcji ról i uprawnień.

Nie zaleca się udostępniania jednego loginu wielu osobom.

Każda osoba powinna otrzymać wyłącznie taki zakres dostępu, jaki jest jej potrzebny do wykonywania obowiązków.

24. Zmiana pracownika lub współpracownika

Jeżeli osoba przestaje pracować z firmą albo nie potrzebuje już dostępu, jej uprawnienia powinny zostać odpowiednio odebrane lub ograniczone.

Warto okresowo sprawdzać listę osób posiadających dostęp do firmowych danych.

25. Bezpieczeństwo danych firmy

W systemie mogą znajdować się dane istotne dla działalności.

Dlatego:

• używaj silnego hasła,
• nie udostępniaj danych logowania,
• kontroluj uprawnienia użytkowników,
• zgłaszaj podejrzaną aktywność,
• korzystaj z aktualnej przeglądarki.

Więcej informacji:

Bezpieczeństwo i konto

26. Dostęp serwisowy

Nie każdy problem wymaga dostępu administratora do danych firmy.

Jeżeli rozwiązanie zgłoszenia będzie wymagało określonej czynności serwisowej, NEXUS OfficeLab może wykorzystać dostępne mechanizmy zgody lub autoryzacji dostępu.

Zakres czynności serwisowej powinien odpowiadać konkretnemu problemowi.

27. Eksport danych

System może umożliwiać eksport danych należących do użytkownika.

Zakres eksportu może obejmować informacje związane między innymi z:

• finansami,
• kontrahentami,
• projektami,
• należnościami,
• zobowiązaniami,
• innymi modułami.

Eksport może być przydatny:

• do wykonania własnej kopii,
• przed zamknięciem Konta,
• przed zakończeniem korzystania z systemu,
• do dalszej analizy danych.

28. Zamknięcie Konta firmowego

Przed zamknięciem Konta firmy należy pobrać dane, które mają zostać zachowane.

Po zakończeniu świadczenia usługi dane są obsługiwane zgodnie z:

• Regulaminem,
• Polityką prywatności,
• DPA, jeżeli ma zastosowanie,
• obowiązującymi przepisami.

29. Kopie zapasowe

NEXUS OfficeLab wykonuje kopie zapasowe infrastruktury zgodnie z własnymi procedurami technicznymi.

Kopie techniczne służą ochronie systemu przed awarią.

Nie zastępują jednak własnej polityki archiwizacji firmy.

Jeżeli określone dane mają dla działalności szczególne znaczenie, warto okresowo korzystać również z dostępnego eksportu.

30. RODO w firmie

Korzystanie z Systemu Finansów Firmowych nie oznacza automatycznego spełnienia wszystkich obowiązków wynikających z RODO.

Firma nadal odpowiada między innymi za:

• legalność przetwarzania własnych danych,
• podstawy prawne,
• obowiązki informacyjne,
• realizację praw osób,
• ustalenie okresów przechowywania,
• nadawanie odpowiednich uprawnień.

NEXUS OfficeLab odpowiada za swoje obowiązki wynikające z roli, jaką pełni w danym procesie przetwarzania.

31. DPA

Jeżeli firma wykorzystuje System Finansów Firmowych do przetwarzania danych osób trzecich, zastosowanie może mieć umowa powierzenia przetwarzania danych.

Dokument jest dostępny tutaj:

Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

Przy zakupie lub aktywacji produktu firmowego NEXUS OfficeLab może wymagać zaakceptowania tego dokumentu.

32. Korzystanie na telefonie i komputerze

System jest usługą internetową i może być używany na obsługiwanych urządzeniach.

Wybrane wersje mogą również działać jako aplikacja PWA.

Instrukcja:

Jak zainstalować aplikację NEXUS OfficeLab jako PWA?

33. Problem techniczny

Jeżeli system nie działa prawidłowo, zanotuj:

• nazwę modułu,
• wykonywaną czynność,
• treść komunikatu błędu,
• przybliżoną godzinę,
• przeglądarkę i urządzenie.

Następnie skorzystaj z instrukcji:

Jak zgłosić problem techniczny?

34. Dane kontrahenta widoczne dla niewłaściwej osoby

Jeżeli zauważysz sytuację, w której osoba nieuprawniona może uzyskać dostęp do danych innego użytkownika lub kontrahenta, potraktuj ją jako problem bezpieczeństwa.

Nie publikuj danych publicznie.

Zgłoś problem na:

bezpieczenstwo@nexusofficelab.pl

35. System jest rozwijany

System Finansów Firmowych jest rozwijanym Produktem.

W kolejnych wersjach mogą pojawiać się:

• nowe moduły,
• nowe zestawienia,
• nowe poziomy uprawnień,
• dodatkowe możliwości organizowania danych,
• poprawki bezpieczeństwa,
• zmiany interfejsu.

Dokładny układ ekranów może więc zmieniać się wraz z kolejnymi aktualizacjami.

36. Potrzebujesz pomocy?

Jeżeli masz pytanie dotyczące korzystania z Systemu Finansów Firmowych, przejdź do:

Centrum Pomocy

lub skontaktuj się z nami:

kontakt@nexusofficelab.pl

W sprawach dotyczących danych osobowych:

rodo@nexusofficelab.pl

W sprawach bezpieczeństwa:

bezpieczenstwo@nexusofficelab.pl